La procrastination est le fait de repousser volontairement une tâche que vous aviez prévu de faire, tout en sachant que ce retard vous coûtera. Cette définition est celle du psychologue Piers Steel, de l'université de Calgary, publiée en 2007 dans Psychological Bulletin. Les causes les mieux établies sont une tâche jugée désagréable, une échéance lointaine, le doute sur sa capacité à réussir et l'impulsivité. La recherche y voit aussi un moyen de calmer une émotion pénible sur le moment. Pour en sortir, les études soutiennent quelques gestes simples : décider à l'avance quand et où commencer, rapprocher l'échéance en découpant le travail, cesser de se reprocher les retards passés. Quand toute une équipe repousse les mêmes dossiers, regardez aussi du côté de l'organisation.

La formation gestion du temps proposée par Movea travaille ces freins à partir des tâches que chaque participant remet à plus tard.

Définition : quand un report devient de la procrastination

Le mot vient du latin pro, « en avant », et crastinus, « de demain ». Steel passe en revue les définitions proposées avant lui et en retient trois éléments. La personne retarde une action qu'elle avait l'intention de faire. Elle le fait de son plein gré. Elle s'attend à en sortir perdante, en résultat comme en confort.

Décaler un dossier parce qu'une demande plus importante arrive relève de l'arbitrage, et la matrice d'Eisenhower aide à le faire. Le report devient de la procrastination quand vous le voyez venir et qu'il vous dessert.

D'après les estimations réunies par Steel, la procrastination toucherait de façon chronique 15 à 20 % des adultes. En 1997, les psychologues Dianne Tice et Roy Baumeister en mesurent le coût dans deux études longitudinales menées auprès d'étudiants. En début de semestre, ceux qui procrastinent déclarent moins de stress et moins de maladies que les autres. En fin de semestre, la tendance s'inverse, et sur l'ensemble de la période ils sont plus souvent malades. Leurs notes sont plus basses à tous les devoirs. L'idée de mieux travailler sous pression résiste mal à ces résultats.

Les causes de la procrastination selon la recherche

Quatre facteurs nets dans la méta-analyse de Steel

Steel compile 691 corrélations tirées de travaux antérieurs. Quatre facteurs ressortent avec force. Le premier tient à la tâche : plus elle est déplaisante, plus elle glisse. Le deuxième est le délai avant l'échéance ou la récompense. Le troisième est le sentiment d'efficacité personnelle, c'est-à-dire la confiance dans sa capacité à mener la tâche à bien. Le quatrième est l'impulsivité.

S'y ajoutent la conscienciosité et plusieurs de ses facettes : la maîtrise de soi, la facilité à se laisser distraire, le sens de l'organisation, le besoin d'accomplissement. D'autres pistes souvent citées pèsent peu. Le névrosisme (la tendance aux émotions négatives), l'esprit de rébellion et le goût des sensations fortes n'ont qu'un lien faible avec la procrastination.

La théorie de la motivation temporelle de Steel et König

En 2006, Piers Steel et Cornelius König, alors à l'université de Zurich, publient dans l'Academy of Management Review une théorie qui rassemble plusieurs modèles de la motivation : la théorie de la motivation temporelle. Steel en donne l'année suivante une forme simple : motivation = (espérance × valeur) / (impulsivité × délai).

L'espérance mesure vos chances de réussir à vos propres yeux, la valeur l'intérêt de la récompense. Le délai sépare le présent de cette récompense, et l'impulsivité règle votre sensibilité à ce délai. Un rapport à rendre dans six semaines offre une récompense lointaine. Un message qui vient d'arriver procure une satisfaction immédiate. À l'approche de l'échéance, le délai fond et la motivation pour le rapport finit par l'emporter. Dans l'exemple d'étudiant que donne Steel, la bascule survient douze jours avant la remise du devoir.

Les auteurs en tirent deux conséquences pour le bureau. Le même retard peut venir d'un doute sur ses chances, d'une tâche pénible, d'une forte impulsivité ou d'une tentation trop proche, et le remède dépend de la cause. La messagerie et internet, accessibles en un clic, facilitent la procrastination au travail, et en retarder un peu l'accès aiderait à tenir son plan.

Une manière de réguler ses émotions

En 2013, les psychologues Fuschia Sirois et Timothy Pychyl placent les émotions au centre. Selon eux, la procrastination survient surtout face à une tâche ennuyeuse, frustrante, privée de sens ou mal structurée. Cette tâche crée un malaise, et la repousser soulage tout de suite. Les auteurs reprennent une formule d'autres chercheurs : on cède pour se sentir mieux.

Le prix est payé par le « soi futur », celui qui devra rattraper le retard. Le lendemain, le malaise revient, alourdi par la culpabilité. D'après les travaux de Tice et Baumeister cités par les auteurs, le total des émotions négatives risque même d'être plus lourd qu'avec un travail mené au fil des semaines. Trois techniques de régulation émotionnelle aident à nommer ce malaise.

Procrastination et perfectionnisme

Le perfectionnisme passe souvent pour la première cause de la procrastination. La méta-analyse de Steel le mesure comme un trait unique et ne trouve presque aucun lien : les procrastinateurs seraient même plutôt moins perfectionnistes que les autres.

En 2017, Fuschia Sirois, Danielle Molnar et Jameson Hirsch reprennent la question dans l'European Journal of Personality, en distinguant deux faces du perfectionnisme. Les préoccupations perfectionnistes regroupent l'autocritique, l'inquiétude face au jugement des autres et l'incapacité à se satisfaire d'un travail réussi. Elles vont avec plus de procrastination (corrélation de 0,23 sur 43 échantillons et 10 000 personnes). Les exigences perfectionnistes consistent à se fixer des standards personnels très élevés et à les poursuivre. Elles vont avec un peu moins de procrastination (corrélation de -0,22 sur 38 échantillons).

La procrastination accompagne donc la peur du jugement plus souvent que l'exigence envers soi. Ces liens restent modérés et ne disent pas lequel cause l'autre. Au travail, le perfectionnisme inquiet se repère chez le collaborateur qui ne montre jamais de brouillon ou retouche sans fin un document déjà correct. Convenir avec lui du niveau de qualité attendu et d'une date de premier jet donne un cadre à ce doute.

Comment arrêter de procrastiner : ce qui aide selon les études

Ce que montrent les programmes évalués

En 2018, Wendelien van Eerde et Katrin Klingsieck publient dans Educational Research Review une méta-analyse qui réunit 24 études d'intervention et 1 173 participants. Les programmes réduisent nettement la procrastination, et l'effet se maintient lors des mesures de suivi. Les thérapies cognitives et comportementales obtiennent les meilleurs résultats parmi les quatre familles comparées.

Fixer le moment et le lieu du premier geste

Le psychologue allemand Peter Gollwitzer a étudié l'intention de mise en œuvre, un plan qui associe un moment et un lieu à une action. Dans une synthèse parue en 1999 dans American Psychologist, il rapporte une étude menée avant les vacances de Noël auprès d'étudiants qui avaient chacun un projet difficile à mener pendant les congés. Deux tiers de ceux qui avaient décidé quand et où s'y mettre l'ont réalisé, contre un quart des autres.

En 2008, Owens, Bowman et Dill appliquent le principe à la procrastination. Sur 152 étudiants convoqués à une séance d'expérience, la moitié forme une intention de mise en œuvre pour s'y rendre. Ces participants ont près de huit fois plus de chances de venir que les autres, et l'effet ne varie pas de façon significative avec le niveau de procrastination. Au bureau, cela donne : « Mardi à 9 h, en salle de réunion, messagerie fermée, je trace le plan du rapport. »

Rapprocher l'échéance en découpant

La théorie de la motivation temporelle donne une raison simple de découper un gros dossier : chaque étape crée une échéance proche. Steel recense des travaux où des objectifs d'écriture quotidiens ou des contrôles réguliers ont réduit la procrastination. Découpé, un rapport à six semaines devient cinq livrables hebdomadaires. Les séances Pomodoro et les blocs d'agenda donnent ensuite un cadre à chaque étape.

Se pardonner le retard d'hier

En 2010, Michael Wohl, Timothy Pychyl et Shannon Bennett suivent des étudiants entre deux partiels. Chez ceux qui avaient beaucoup repoussé leurs révisions avant le premier, se pardonner ce retard allait avec moins de procrastination avant le second. L'effet passait par une baisse des émotions négatives. Se reprocher sans fin le travail en retard entretient le malaise qui pousse à fuir la tâche.

Au travail, quand la procrastination signale un problème d'organisation

En 2016, une équipe de l'université d'Utrecht définit la procrastination au travail comme le report des tâches professionnelles au profit d'activités personnelles pendant les heures de travail. Elle en distingue deux formes : faire traîner le travail et utiliser internet à des fins personnelles. Sur 443 personnes interrogées aux Pays-Bas et en Turquie, des exigences faibles et peu de ressources dans le poste vont avec l'ennui, lui-même lié à la procrastination. L'article bore-out et brown-out décrit cette usure par l'ennui.

En 2013, Nguyen, Steel et Ferrari interrogent en ligne 22 053 personnes. Les plus procrastinatrices gagnent moins, gardent leur emploi moins longtemps et occupent des postes moins riches en intérêt propre. Les auteurs trouvent quelques indices que le poste lui-même peut favoriser la procrastination.

Le manager gagne donc à regarder le travail avant la personne. Un objectif flou, une tâche sans utilité visible ou un poste vidé de son contenu rendent le travail plus rebutant. La méthode SMART aide à clarifier ce qui est attendu.

La surcharge pose une autre question. Quand le retard vient d'une charge impossible à tenir, il sort de la définition de Steel, car la personne ne choisit plus ce qu'elle reporte. Quand des reports s'enchaînent dans toute une équipe, ou qu'un collaborateur fiable laisse filer des tâches qu'il aimait, la charge mérite une lecture collective. La formation à la prévention des risques psychosociaux y prépare managers, RH et élus, et les cinq signaux d'alerte d'un burn out aident à repérer un collaborateur en difficulté.

Tableau récapitulatif : cause, signe, parade

Cause	Signe au travail	Parade
Tâche rebutante (ennuyeuse, floue, sans intérêt)	Le dossier reste en bas de la liste	Un premier geste de dix minutes, à heure fixe
Échéance lointaine	Rien ne bouge jusqu'aux derniers jours	Des jalons hebdomadaires, avec un livrable à chaque étape
Doute sur sa capacité à réussir	« Je ne sais pas par où commencer »	Un exemple ou une première relecture par le manager
Impulsivité et tentations proches	Messagerie ouverte en permanence, journée hachée	Messagerie fermée pendant un bloc, téléphone hors de vue
Malaise émotionnel	Soulagement en reportant, culpabilité ensuite	Nommer le malaise, se pardonner, fixer quand et où reprendre
Perfectionnisme inquiet	Aucun brouillon montré, retouches sans fin	Niveau de qualité convenu et date de premier jet
Ennui, poste sous-chargé	Navigation personnelle, tâches qui traînent	Revoir le contenu du poste avec le manager
Surcharge durable	Reports en série dans toute l'équipe	Revoir la charge et les priorités en équipe

Mise en pratique : un bilan de campagne qui ne démarre pas

La scène qui suit est fictive. Adrien est chargé d'études dans le service marketing d'une entreprise de services. Depuis trois semaines, le fichier du bilan d'une campagne nationale reste vide. Zoé, sa responsable, s'en aperçoit au point hebdomadaire.

Zoé : « Où en êtes-vous du bilan de la campagne ? »

Adrien : « Pas loin du début. Je ne sais pas ce que la direction veut y voir, et je n'ai pas envie de rendre un document à côté de la plaque. »

Zoé entend deux causes : une tâche floue et la peur du jugement. Elle précise la commande : une note courte, cinq indicateurs, une recommandation. Avec Adrien, elle découpe le travail : les chiffres lundi, un premier jet mercredi, une relecture à deux vendredi. Adrien bloque mardi de 14 h à 16 h, boîte de réception fermée. Zoé ajoute : « Les trois semaines passées, on n'en parle plus. Regardons la semaine qui vient. »

Le mercredi, le premier jet est sur la table. La relecture du vendredi règle les derniers points, et le bilan a cessé d'occuper l'esprit d'Adrien chaque matin.

Les limites de ces travaux

Une bonne part des études citées porte sur des étudiants, souvent à partir de questionnaires que les participants remplissent eux-mêmes. Les liens avec le perfectionnisme et avec l'ennui sont des corrélations, qui ne disent pas ce qui cause quoi. Van Eerde et Klingsieck appellent elles-mêmes à des preuves plus solides sur l'effet des programmes.

Une procrastination qui s'installe avec un épuisement, une humeur basse durable ou des troubles du sommeil relève d'un avis médical, par exemple auprès du médecin du travail.

Travailler ces freins en formation

Appliquer ces gestes à ses propres dossiers demande de l'entraînement et un regard extérieur. Le programme Movea de gestion du temps et des priorités se déroule sur deux jours. Il part des agendas réels des participants et réserve un temps à la part comportementale du sujet : tâches repoussées, perfectionnisme, demandes acceptées à regret. Le groupe compte douze collègues au maximum, réunis dans vos locaux ou en visio. Movea facture chaque journée 1 980 € HT au groupe, et la session de deux jours s'élève donc à 3 960 € HT. L'accompagnement individuel existe aussi, au même tarif journalier. Votre OPCO peut en financer une partie, voire la totalité, en fonction de la branche professionnelle et du nombre de salariés.

Sources citées

Steel P., The nature of procrastination: a meta-analytic and theoretical review of quintessential self-regulatory failure, Psychological Bulletin, vol. 133, 2007 (version auteur sur le dépôt de l'université de Calgary).
Steel P., König C. J., Integrating theories of motivation, Academy of Management Review, vol. 31, n° 4, 2006.
Tice D. M., Baumeister R. F., Longitudinal study of procrastination, performance, stress, and health: The costs and benefits of dawdling, Psychological Science, vol. 8, n° 6, 1997.
Sirois F. M., Pychyl T. A., Procrastination and the priority of short-term mood regulation: Consequences for future self, Social and Personality Psychology Compass, vol. 7, n° 2, 2013.
Sirois F. M., Molnar D. S., Hirsch J. K., A meta-analytic and conceptual update on the associations between procrastination and multidimensional perfectionism, European Journal of Personality, vol. 31, n° 2, 2017.
van Eerde W., Klingsieck K. B., Overcoming procrastination? A meta-analysis of intervention studies, Educational Research Review, vol. 25, 2018.
Gollwitzer P. M., Implementation intentions: Strong effects of simple plans, American Psychologist, vol. 54, n° 7, 1999.
Owens S. G., Bowman C. G., Dill C. A., Overcoming procrastination: The effect of implementation intentions, Journal of Applied Social Psychology, vol. 38, n° 2, 2008.
Wohl M. J. A., Pychyl T. A., Bennett S. H., I forgive myself, now I can study: How self-forgiveness for procrastinating can reduce future procrastination, Personality and Individual Differences, vol. 48, n° 7, 2010 ; résumé par T. A. Pychyl, Self-forgiveness reduces procrastination, Psychology Today, 14 mars 2009.
Metin U. B., Taris T. W., Peeters M. C. W., Measuring procrastination at work and its associated workplace aspects, Personality and Individual Differences, vol. 101, 2016.
Nguyen B., Steel P., Ferrari J. R., Procrastination's impact in the workplace and the workplace's impact on procrastination, International Journal of Selection and Assessment, vol. 21, n° 4, 2013.